Betriebskostenabrechnung: Inhalt, Fristen und Einwände

Was umgelegt werden darf

Umlegen darf der Vermieter nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung, und nur, wenn der Mietvertrag das vereinbart (§ 556 Abs. 1 BGB); ein Verweis auf die Verordnung genügt in der Regel. Dazu gehören etwa Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger, Versicherungen und Hauswart. Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung sind keine Betriebskosten. Für alle Kosten gilt das Gebot der Wirtschaftlichkeit.

Die Abrechnungsfrist

Abgerechnet wird jährlich. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten, etwa weil ein Grundsteuerbescheid erst später kam. Ein Guthaben des Mieters muss er dagegen auch nach Fristablauf auszahlen.

Was die Abrechnung enthalten muss

Formell ordnungsgemäß ist eine Abrechnung, wenn sie die Gesamtkosten jeder Kostenart zusammenstellt, die Verteilerschlüssel angibt und, soweit nötig, erläutert, den Anteil des Mieters berechnet und seine Vorauszahlungen abzieht. Ein formeller Fehler kann die Abrechnung ganz oder für eine Kostenart unwirksam machen; ein inhaltlicher Fehler, etwa ein falscher Betrag, lässt sie dagegen bestehen und wird korrigiert.

Heiz- und Warmwasserkosten werden nach der Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch verteilt. Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen.

Prüfung und Einwände des Mieters

Der Mieter darf die Belege einsehen, in der Regel im Original beim Vermieter oder beim Verwalter. Einwände muss er spätestens zwölf Monate nach dem Zugang der Abrechnung erheben; danach kann er sie nur noch geltend machen, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 BGB). Eine Nachzahlung wird fällig, wenn der Mieter ausreichend Zeit hatte, die Abrechnung zu prüfen.

Vorauszahlungen anpassen

Nach einer Abrechnung kann jede Seite die monatlichen Vorauszahlungen durch eine Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Angemessen ist, was sich aus der letzten Abrechnung ergibt; konkret absehbare Kostensteigerungen dürfen berücksichtigt werden.

Wie ich Sie unterstütze

Ich prüfe Ihre Abrechnung vor dem Versand auf formelle Fehler, kläre, welche Kosten umlagefähig sind, und vertrete Sie, wenn eine Nachzahlung streitig wird. Haben Sie als Mieter eine Abrechnung erhalten, prüfe ich, ob sie fristgerecht und richtig ist.